Attest & uittreksel

Om een Belgisch btw-identificatienummer te verkrijgen, moet een niet in België gevestigde belastingplichtige een recent uittreksel uit het handelsregister van het land van vestiging voorleggen.

Indien dit uittreksel niet is opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels, dient een vrije vertaling naar één van deze talen te worden toegevoegd.

Daarnaast moet een attest van belastingplicht uit het land van vestiging worden voorgelegd. Ook dit document moet (vrij) worden vertaald naar het Nederlands, Frans, Duits of Engels indien het opgesteld is in een andere taal.

Voor een in de Europese Unie gevestigde belastingplichtige is een attest van belastingplicht niet vereist wanneer de actuele gegevens (btw-identificatienummer, benaming en adres) correct zijn opgenomen in het VIES-systeem.

VIES is het Europese systeem voor de verificatie van btw-identificatienummers. De geldigheid van een btw-nummer kan u controleren via volgende link: 
https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation

Controle adres

Wanneer een in de EU gevestigde belastingplichtige kiest voor een individueel Belgisch btw-nummer via het regime van directe registratie, moet een contactpersoon worden aangeduid op een Belgisch adres waar de btw-boekhouding bij een eventuele controle kan worden voorgelegd.

Coventis biedt hiervoor een praktische oplossing. Op verzoek van de Belgische btw-administratie kunnen de boeken en stukken met betrekking tot het Belgische btw-nummer via onze coworkinglocatie in Gent ter controle worden voorgelegd.

Boekhouding

Een niet in België gevestigde belastingplichtige met een Belgisch btw-identificatienummer moet voor zijn Belgische btw-activiteiten een afzonderlijke btw-administratie voeren.

Deze administratie moet aangepast zijn aan de aard en omvang van de activiteiten en voldoende gegevens bevatten om de Belgische btw correct te kunnen berekenen, aangeven en controleren.

De btw-administratie omvat minstens:
- een aankoopboek;
- een verkoopboek.

Per factuur moeten onder meer het factuurnummer, de factuurdatum, de naam van de leverancier of klant en de relevante bedragen en btw-bedragen worden geregistreerd, uitgesplitst volgens het toepasselijke btw-tarief en, waar relevant, de vakken van de btw-aangifte.

De totalen moeten per aangiftetijdvak kunnen worden bepaald.

Btw-aangiften

Indien de jaarlijkse omzet van uw onderneming hoger is dan € 2.500.000 excl. btw, bent u in principe verplicht om maandelijks een btw-aangifte in te dienen. De aangifte en de verschuldigde btw moeten uiterlijk op de 20ste dag van de daaropvolgende maand worden ingediend en betaald.

Indien de jaarlijkse omzet maximaal € 2.500.000 excl. btw bedraagt, kan u onder bepaalde voorwaarden kiezen voor driemaandelijkse btw-aangiften. In dat geval moeten de aangifte en de verschuldigde btw uiterlijk op de 25ste dag van de maand volgend op het betrokken kwartaal worden ingediend en betaald.

Bijzondere gevallen

U bent verplicht om maandelijkse btw-aangiften in te dienen wanneer uw jaarlijkse omzet hoger is dan € 250.000 excl. btw voor bepaalde leveringen, waaronder:
- energieproducten;
- toestellen voor mobiele telefonie, computers en randapparatuur, toebehoren en onderdelen;
- gemotoriseerde landvoertuigen die aan de inschrijvingsreglementering zijn onderworpen.

Daarnaast bent u verplicht maandelijks btw-aangiften in te dienen wanneer u maandelijkse intracommunautaire opgaven moet indienen, bijvoorbeeld wanneer het kwartaalbedrag van de intracommunautaire leveringen van goederen en leveringen hoger is dan € 50.000 in het betrokken kwartaal of in één van de vier voorafgaande kwartalen.

Naast de periodieke btw-aangiften moet in principe jaarlijks een klantenlisting worden ingediend met de Belgische btw-plichtige afnemers aan wie tijdens het voorbije kalenderjaar goederen of diensten werden geleverd. Deze klantenlisting moet vóór 31 maart van het daaropvolgende jaar worden ingediend.