Kapitaal

Een Belgisch bijkantoor heeft geen afzonderlijk maatschappelijk kapitaal of aanvangsvermogen, aangezien het geen afzonderlijke rechtspersoon is.

Bestuur

Een Belgisch bijkantoor heeft geen afzonderlijk bestuursorgaan, maar wordt geleid en vertegenwoordigd door één of meer wettelijke vertegenwoordigers die door de buitenlandse vennootschap worden aangesteld.

Deze vertegenwoordiger(s) staan in voor de dagelijkse leiding van het bijkantoor en kunnen, binnen de hun toegekende bevoegdheden, rechtshandelingen stellen en de buitenlandse vennootschap tegenover derden verbinden.

Boekhouding en jaarrekening

Buitenlandse vennootschappen zijn voor hun in België gevestigde bijkantoren onderworpen aan de Belgische boekhoudkundige verplichtingen. De boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken met betrekking tot het Belgische bijkantoor moeten in België rechtstreeks toegankelijk zijn.

Dit betekent niet dat de boekhouding of de verwerking van de gegevens noodzakelijk fysiek in België moet gebeuren. Wel moeten de relevante boekhoudkundige gegevens en verantwoordingsstukken van het bijkantoor in België beschikbaar zijn voor controle.

Elke buitenlandse vennootschap, die een bijkantoor heeft in België, is ook gehouden haar jaarrekening (en haar geconsolideerde jaarrekening indien dit verplicht is in het land van herkomst), betreffende het laatste afgesloten boekjaar neer te leggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België en dit binnen de maand volgend op de goedkeuring ervan en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar.

Een buitenlandse vennootschap met een bijkantoor in België moet daarnaast haar jaarrekening en, indien van toepassing, haar geconsolideerde jaarrekening over het laatst afgesloten boekjaar neerleggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Deze neerlegging moet gebeuren binnen één maand na de goedkeuring van de jaarrekening en uiterlijk zeven maanden na de afsluitdatum van het boekjaar.

Deze verplichting geldt niet voor buitenlandse vennootschappen die, indien zij vennootschappen naar Belgisch recht zouden zijn, wegens hun rechtsvorm of geringe omvang niet verplicht zouden zijn hun jaarrekening openbaar te maken. In voorkomend geval kan wel een verplichting bestaan tot neerlegging van een sociale balans met betrekking tot de tewerkstelling in de Belgische vestigingen.

De jaarrekening en, indien van toepassing, de geconsolideerde jaarrekening worden neergelegd in de vorm waarin zij volgens het recht van het land van herkomst zijn opgesteld en, waar van toepassing, gecontroleerd en openbaar gemaakt.

Een afzonderlijke jaarrekening die uitsluitend betrekking heeft op de activiteiten van het Belgische bijkantoor hoeft niet afzonderlijk openbaar te worden gemaakt door neerlegging bij de Nationale Bank.

Vennootschapsbelasting

De winst die aan een Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap kan worden toegerekend, is in België belastbaar.

Een Belgisch bijkantoor is geen afzonderlijke rechtspersoon en is daarom niet zelf onderworpen aan de Belgische vennootschapsbelasting. De buitenlandse vennootschap wordt voor de aan het Belgische bijkantoor toerekenbare winst belast volgens de regels van de belasting van niet-inwoners voor vennootschappen.

Het normale belastingtarief bedraagt in beginsel 25%. Bij de bepaling van de in België belastbare winst wordt rekening gehouden met de inkomsten en kosten die aan de activiteiten van het Belgische bijkantoor kunnen worden toegerekend.

Verlaagd tarief

Een Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap kan, indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, genieten van het verlaagde tarief van 20% op de eerste € 100.000 belastbare winst. Op het gedeelte boven € 100.000 geldt het normale tarief van 25%.

De toepassing van het verlaagde tarief hangt af van de concrete fiscale situatie en de voorwaarden die gelden binnen de belasting van niet-inwoners voor vennootschappen.

Sociale verzekeringsplicht

Aansluitingsplicht buitenlandse vennootschap

Een buitenlandse vennootschap die in België onderworpen is aan de belasting van niet-inwoners voor vennootschappen of aan de Belgische vennootschapsbelasting, moet zich aansluiten bij een Belgisch sociaal verzekeringsfonds en de jaarlijkse vennootschapsbijdrage betalen. Voor buitenlandse vennootschappen ontstaat die verplichting wanneer zij onderworpen worden aan de Belgische belasting van niet-inwoners.

De vennootschapsbijdrage staat los van het persoonlijk sociaal statuut van de bestuurders of wettelijke vertegenwoordigers. De bijdrage wordt door de vennootschap zelf betaald en opent geen persoonlijke sociale rechten.

Startende personenvennootschappen kunnen gedurende de eerste drie jaren van hun bestaan vrijstelling krijgen van de vennootschapsbijdrage, indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Voor buitenlandse vennootschappen wordt deze periode gerekend vanaf het jaar van oprichting in het land van oorsprong. Onder meer geldt als voorwaarde dat de bestuurders of zaakvoerders en de meerderheid van de overige werkende vennoten in de 40 kwartalen vóór de oprichting maximaal 12 kwartalen onderworpen zijn geweest aan het Belgische sociaal statuut van de zelfstandigen.

Aansluitingsplicht wettelijke vertegenwoordiger

De aanstelling als wettelijke vertegenwoordiger van een Belgisch bijkantoor moet afzonderlijk worden beoordeeld van de aansluitingsplicht van de buitenlandse vennootschap zelf.

De wettelijke vertegenwoordiger wordt beschouwd als mandataris en is voor dit mandaat in principe verzekeringsplichtig als zelfstandige. Het mandaat zelf kan niet in loondienst worden uitgeoefend. Een combinatie met een arbeidsovereenkomst voor een duidelijk onderscheiden andere functie is wel mogelijk.

Bij een grensoverschrijdende situatie zijn echter ook de Europese of internationale sociale zekerheidsregels van belang. Binnen de Europese Unie kan een persoon in principe slechts aan de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat onderworpen zijn.

Woont de wettelijke vertegenwoordiger in een andere EU-lidstaat en is hij daar reeds als zelfstandige aangesloten, dan kan de sociale zekerheidswetgeving van die lidstaat van toepassing blijven wanneer hij daar een substantieel gedeelte van zijn zelfstandige activiteiten uitoefent. Bij deze beoordeling wordt onder meer rekening gehouden met de omzet, arbeidstijd, het aantal verleende diensten en het inkomen. Een aandeel van minstens 25% geldt daarbij als belangrijke indicatie.

Wanneer de sociale zekerheidswetgeving van de andere lidstaat van toepassing blijft, kan dit worden aangetoond met een A1-attest dat wordt afgeleverd door de bevoegde instelling van die lidstaat. In dat geval hoeft de wettelijke vertegenwoordiger zich niet als zelfstandige in België aan te sluiten.

Indien daarentegen blijkt dat de Belgische sociale zekerheidswetgeving van toepassing is, moet de wettelijke vertegenwoordiger zich aansluiten bij een Belgisch sociaal verzekeringsfonds en betaalt hij sociale bijdragen overeenkomstig de Belgische regels. Deze bijdragen worden in principe per kwartaal berekend op basis van het beroepsinkomen.

Zolang niet is vastgesteld dat de socialezekerheidswetgeving van een andere lidstaat van toepassing is, geldt in België een aansluitingsplicht. Indien achteraf met een A1-attest wordt aangetoond dat de wettelijke vertegenwoordiger onder het socialezekerheidsstelsel van een andere lidstaat valt, kan de Belgische aansluiting worden rechtgezet.